PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH – OCHRONA SYGNALISTÓW

Kogo dotyczy ustawa?

Co do zasady obowiązkowi ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (Procedura zgłoszeń wewnętrznych) mają podlegać podmioty sektora publicznego i prywatnego, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. (Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.)

Urzędy lub jednostki organizacyjne gminy lub powiatu liczące mniej niż 10 000 mieszkańców zostaną zwolnione z tego obowiązku.

Pozostałe podmioty będą mogły tworzyć wewnętrzne kanały zgłoszeń i przygotowywać w tym zakresie wewnętrzne procedury na zasadzie dobrowolności a nie obowiązku.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Biorąc pod uwagę przepisy o ochronie sygnalistów, konieczne jest przygotowanie Procedury określającej:

1. wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;

2. sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej "adresem do kontaktu";

3. bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej (funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność);

4. tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;

5. obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;

6. obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3;

7. maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5 - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;

8. zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz - w stosownych przypadkach - do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskie.

RODO przy przyjmowaniu zgłoszeń wewnętrznych

Ustawa reguluje pewien zakres przetwarzania danych na potrzeby realizacji obowiązków związanych z ochroną sygnalistów, jednak ważne jest by przetwarzania danych sygnalistów i innych osób przez niego wskazanych oraz biorących udział w postępowaniu wyjaśniającym zgłoszone naruszenie odbywało się z uwzględnieniem przepisów RODO.

Opracowywane przez naszych specjalistów dokumenty wewnętrzne pozwalają na spełnienie obowiązku prawnego i znacznie ułatwiają realizację przepisów w praktyce (mają walor praktyczny i edukacyjny).

Zachęcamy do kontaktu, by uniknąć ewentualnych kar.

Art. 58. Kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny.