Pracodawcy muszą określić procedury ochrony danych osobowych na potrzeby pracy zdalnej
Po nowelizacji Kodeksu pracy od 7 kwietnia 2023 r. zaczynają obowiązywać przepisy dotyczące pracy zdalnej, a tym samym Pracodawcy mają nowe obowiązki.
W celu weryfikacji czy zmiany przepisów dotyczą danego Pracodawcy w pierwszej kolejności należy określić stanowiska pracy, których charakter pozwala na wykonywanie tej pracy w miejscu innym niż wskazanym przez Pracodawcę (w szczególności stanowiska biurowe i inne, gdzie praca nie wymaga skomplikowanych narzędzi).
Jeśli u Pracodawcy istnieją stanowiska pracy zdalnej, to Pracodawca ma obowiązek:
1) określenia procedur ochrony danych osobowych,
2) przygotowania oceny ryzyka zawodowego,
3) określenia zasad bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,
4) opracowania Regulaminu pracy zdalnej.
Jako specjaliści z zakresu ochrony danych osobowych, prawa pracy i opracowywania regulaminów na podstawie przepisów prawa przygotowujemy Regulamin pracy zdalnej z uwzględnieniem specyfiki i potrzeb zakładu pracy, zawierający wszystkie potrzebne elementy, o których mowa w art. 6720 § 6 Kodeksu pracy oraz:
• procedury ochrony danych osobowych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej,
• procedury dotyczące bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,
• wygodne do zastosowania załączniki (wnioski, oświadczenia, polecenia, karty).
Art. 6720 § 1. Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.
§ 3. Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
§ 6. W porozumieniu, o którym mowa w § 1 i 2, oraz regulaminie, o którym mowa w § 3 i 4, określa się w szczególności:
1) grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, o których mowa w art. 6724 § 1 pkt 2 lub 3;
3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w art. 6724 § 3, lub ryczałtu, o którym mowa w art. 6724 § 4;
4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
5) zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
6) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
7) zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
8) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Art. 6726 § 1. Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadza, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie.
§ 2. Pracownik wykonujący pracę zdalną potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z procedurami, o których mowa w § 1, oraz jest obowiązany do ich przestrzegania.
Art. 6731 § 6. Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik potwierdza
w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.
Podstawa prawna: ustawa z dnia 6 lutego 2023 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240)