Klauzule zgody I klauzule informacyjne to ważny element RODO.

RODO kładzie bardzo duży nacisk na prawidłowe formułowanie klauzul zgody i klauzul informacyjnych. Do tej pory administratorzy często mieli tendencję do opracowywania klauzul zgody, które tylko z pozoru były dobrowolne. Obecnie zgoda musi być:

• wyrażona w sposób w pełni świadomy - nie można jej ukryć pod pozorem wyrażania innych oświadczeń,
• wyrażona w konkretnym celu – niezbędna jest jasna informacja na temat celu przetwarzania danych, a na każdy cel powinna być wzięta osobna zgoda,
• jednoznaczna – osoba która wyraża zgodę ma mieć jasną informację, że chodzi o zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych.

Zgodnie z zasadą przejrzystości i rzetelności przy przetwarzaniu danych osobowych administrator zobowiązany jest do stosowania jasnych i czytelnych klauzul informacyjnych. Ma informować osoby, których dane przetwarza m.in. o celu przetwarzania, okresie przechowywania danych i prawach, jakie przysługują osobom, których dane są przetwarzane.

Powinien również podać swoje dane kontaktowe oraz, w przypadku powołania Inspektora ochrony danych, dane umożliwiające bezpośredni kontakt z IOD.

Warto pamiętać o tym, że klauzule informacyjne mają być:

• czytelne – łatwe do zrozumienia dla odbiorcy,
• umieszczone w miejscu dobrze widocznym,
• zredagowane w taki sposób, aby zachęcić do zapoznania się z informacjami w nich zawartych.

Klauzule informacyjne mają być stosowane m.in.:

• w procesie rekrutacji,
• przy zatrudnianiu pracowników,
• przy zawieraniu umów z osobami fizycznymi,
• przy pozyskiwaniu danych w celach marketingowych,
• przy pozyskiwaniu danych poprzez formularze na stronach internetowych,
• na wszelkich formularzach służących do pozyskiwania danych osobowych.

Przygotowanie przez administratora prawidłowej klauzuli zawierającej wszystkie wymagane elementy jest bardzo ważne w kontekście kar przewidzianych za naruszenie zasad przetwarzania, w tym warunków zgody.