Edukacji nigdy za wiele
Mimo, że w wielu miejscach i przy wielu okazjach zwraca się uwagę na konieczność ochrony swoich danych to nie zaszkodzi jeszcze raz o tym przypomnieć. Tym razem pod lupę wzięto dowód osobisty – jego kopiowanie, przechowywanie czy pozostawanie w zastaw.
Prezes UODO w filmie „Dowód zawsze osobisty” opublikowanym na swojej stronie internetowej zwraca uwagę na kilka ważnych kwestii związanych z dowodem osobistym. Konsekwencje odczytania danych z dowodu i wykorzystania ich są różne m.in. zaciągnięcie zobowiązań finansowych, korzystanie z praw obywatelskich czy wyrobienie fałszywych dokumentów. Nigdy nie należy bagatelizować utraty dokumentu tożsamości i należy to niezwłocznie zgłosić, abym nie narazić się na przykre konsekwencje.
Prezes UODO zwraca uwagę na konieczność dokładnego weryfikowania kiedy nie należy pozwalać na kopiowanie dokumentu i kiedy absolutnie nie należy pozostawiać go w tzw. zastaw celem skorzystania ze sprzętu lub usługi. Warto zaznaczyć, że pobieranie dokumentu w zastaw podlega karze grzywny lub ograniczenia wolności.
Z naszego doświadczenia audytorskiego wiemy, że nie każdy pracodawca ma świadomość, że w teczkach osobowych nie należy przechowywać kopii dowodu osobistego. W celu weryfikacji danych podanych podczas zatrudnienia wystarczy przedstawić dowód do wglądu i na tej podstawie potwierdzić prawidłowość przekazanych danych.
Warto zaznaczyć, że sami musimy dbać o sposób przechowywania dokumentów. Dowodu nigdy nie przechowujemy w etui telefonu, otwartej torebce czy kieszeni spodni. Nasza nierozwaga może mieć poważne konsekwencje, które będą wymagały wiele zachodu, aby naprawić wyrządzone szkody.
Powtórzmy to jeszcze raz, jeśli sami nie zadbamy o bezpieczeństwo naszych danych to nikt nie zrobi tego za nas. Niedługo będzie rok od rozpoczęcia stosowania RODO, a nadal w wielu miejscach jesteśmy proszeni o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych kiedy podstawa prawna mówi zupełnie coś innego, w celu wypożyczenia sprzętu musimy zostawić dowód osobisty, a monitoring wizyjny nie jest w odpowiedni sposób oznakowany i nie zawiera stosownej klauzuli. Oczywiście we wszystkich tych sprawach powinniśmy rozmawiać z administratorem danych bądź z inspektorem ochrony danych, tylko jak zdobyć kontakt do tego drugiego skoro nadal wielu administratorów bagatelizuje swoje obowiązki wynikające z art. 11 ustawy o ochronie danych osobowych z 10 maja 2018 r.